Conseils de Wedding Planner pour planifier votre réception comme un pro

Fait: embaucher un organisateur de mariage vous enlèvera une pression inutile. Mais cela, bien sûr, a un prix, très souvent en les quelques milliers de dollars.

Donc, si vous avez un budget serré, ou si vous avez simplement une personnalité de type A et que tout le travail nécessaire à la planification d'un mariage ne vous dérange pas, pourquoi ne pas le faire vous-même? Si vous avez suffisamment d'avance (au moins huit mois) et que vous êtes doué pour la négociation de contrats, vous finirez peut-être par apprécier le processus. Pour vous aider à démarrer, nous avons demandé à deux planificateurs de mariage professionnels de nous éclairer sur ce qu'il faut réellement pour organiser une belle célébration de mariage.

CONNEXES: 6 secrets que seuls les planificateurs de mariage connaissent

Chaque couple a un budget de mariage, et savoir comment travailler dans ses limites est un exercice d'équilibre qui vous oblige à faire en sorte que chaque dollar compte. "Soyez toujours à la recherche de rabais. C'est particulièrement pratique pour les invitations ou les faveurs en ligne », déclare Kellee Khalil, fondatrice et PDG de l'application de planification de mariage virtuel.

Elle suggère également de désigner une carte de crédit de mariage grâce à laquelle vous pouvez gagner des remises en argent ou des miles aériens pour votre lune de miel. Assurez-vous simplement de payer le solde en totalité, afin de ne pas encourir de frais supplémentaires.

VIDÉO: Conseils pour planifier un mariage avec un budget limité

"Si un fournisseur est hors de votre fourchette de prix, voyez comment vous pouvez réduire l'étendue de ses services", suggère la productrice de mariage, Allison Aronne de Fête de New York. "Le forfait d'un photographe devient beaucoup moins cher sans les albums. Vous pouvez toujours créer un album sur la route, mais capturer de belles images le jour de votre mariage est ce qui est primordial."

Une autre façon de pouvoir s'offrir le photographe de vos rêves est de voir s'il est capable de filmer pendant six heures au lieu de huit et de vous offrir une remise pour cela, selon Khalil.

CONNEXES: 7 conseils pour vous aider à planifier le mariage à destination de vos rêves

Une fois que vous avez décidé de travailler avec un fournisseur spécifique, ne signez pas de contrat avant d'en avoir lu chaque mot.

"Souvent, il y a des frais de main-d'œuvre supplémentaires, tels que la sécurité ou le vestiaire, ou des frais de service qui sont cachés dans un contrat. De nombreux sites facturent des frais de service, qui ne sont pas des pourboires, qui peuvent aller de 18 à 23% en plus des frais de contrat », explique Aronne. Il est donc important de comprendre (et de calculer) l'impact de ces frais supplémentaires sur votre budget.

Cela peut sembler trop technique, mais de nombreux sites prétendent qu'ils peuvent accueillir beaucoup plus de personnes que ce qui est réellement confortable dans l'espace. La règle générale d'Aronne est la suivante: ayez 10 à 15 pieds carrés par personne pour les cocktails et 20 à 25 pieds carrés par personne pour le dîner et la danse pour permettre des bars et une piste de danse de bonne taille.

Et en parlant de lieux, votre lieu de cérémonie est tout aussi important que votre espace de réception. « Visitez les lieux potentiels pendant la journée de la semaine ou à l'heure de votre mariage si vous le pouvez. De cette façon, vous pouvez vous assurer qu'il n'y a pas de train qui rugit juste au moment où votre cérémonie est sur le point de commencer, ni de trafic important dans la rue à l'extérieur, ce qui peut être très irritant », ajoute Khalil.

Si vous n'avez pas d'ami ou de membre de votre famille à qui vous avez déjà demandé de présider votre cérémonie, vous devez vous assurer d'avoir la bonne personne pour faire le travail. De nos jours, littéralement, n'importe qui peut être ordonné pour célébrer des mariages donc vous ne voulez pas vous retrouver avec quelqu'un qui n'a pas l'expérience nécessaire ou qui est mauvais dans ce domaine.

"Avant de réserver un officiant, ou même de le rencontrer, recherchez en ligne toutes les vidéos YouTube d'eux effectuer des cérémonies, ou demandez si vous pouvez obtenir quelques références et parler avec d'anciens couples », suggère Khalil.

CONNEXES: Vous ne croirez pas combien ces célébrités ont dépensé pour leurs mariages

Sauf si quelqu'un est marié ou dans une relation très sérieuse, l'envoi de Save-the-Date est trop prématuré pour donner à vos invités plus un, selon Aronne. Elle dit que le but du Save-the-Date est d'informer vos invités de la date de votre mariage et de donner quelques informations de base sur la célébration.

"Il est préférable de réévaluer le nombre d'invités et le budget plus près de l'envoi officiel de l'invitation pour s'assurer qu'il y a de la place pour les plus-un", ajoute-t-elle. Et n'oubliez pas qu'une fois que vous avez officiellement proposé à un invité d'apporter un Plus One, vous ne devriez pas changer d'avis.

Si vous allez investir autant de temps et d'argent dans la planification de votre mariage, vous voudrez probablement que ce soit un événement mémorable non seulement pour vous et votre futur mari (c'est une évidence), mais aussi pour votre invités.

"Si vous voulez exciter vos invités pour le grand jour, posez une question amusante sur votre carte RSVP en plus d'accepter/refuser et de choisir un repas", suggère Khalil. « Non seulement vous vous amuserez à lire leurs réponses, comme « Quelle chanson voulez-vous entendre à notre mariage? », mais vous aurez également un aperçu de ce que pensent vos invités. Ces petites connexions rendront votre mariage encore plus mémorable."