Hvordan planlegge en virtuell nyttårsfest

Selv om vi alle er ivrige etter å ta et siste farvel til 2020, vil nyttårsaften i år fortsatt se mye annerledes ut enn årene før. Store dansefester, barbashes og andre store sammenkomster kan være av bordet i overskuelig fremtid, men - tro det eller ei - det er absolutt mulig å arrangere en virtuell feiring som er like morsom og minneverdig som alle andre IRL-fest.

Glem hva du synes at du vet om vanskelige Zoom happy hours - med riktig planlegging kan en virtuell nyttårsaften fest overgå forventningene dine, og hjelpe deg og vennene dine å starte 2021 med å føle deg like nære og tilkoblet som noen gang. Vi henvendte oss til ekspertene (som i en tid med COVID nå har mange digitale fester under beltet), for å få deres beste råd for å arrangere en nettfeiring som ringer inn det nye året.

Den viktigste faktoren som skiller en virtuell sammenkomst fra en IRL: "Du kan ikke gjenskape cocktailfesten," sier Laura Reitsma, eier av eventplanleggingsselskapet Heftige produksjoner

Det nye året er også en flott mulighet til å reflektere og fremme en følelse av fellesskap - det er derfor Jessica Carrillo, grunnlegger av LA-basert festplanleggingsselskap Art & Soul Events, anbefaler å be gjestene om å være forberedt på å dele en resolusjon, noe de lærte i 2020, eller deres håp for 2021 som en måte å avslutte natten på. "Etter at alle er sårbare med hverandre, føler de seg mer knyttet," sier hun. "Jeg synes virkelig det er en fin måte å starte et nytt år på." Bare sørg for å gi gjestene en head's up, enten inn invitasjonene dine eller i begynnelsen av festen, hva du vil be dem dele slik at ingen blir satt på stedet.

Med et større budsjett kan du sende gjestene goodiebags med kroner og støydempere på forhånd, send en måltid, dessert eller en flaske champagne til alle, eller leie noen til å undervise en klasse (mixology, kanskje?). Hvis du vil ha mindre planleggingsstress, kan det å ansette et produksjonsteam eller festplanlegger gjøre at den virtuelle feiringen føles enda mer spesiell og polert, sier Reitsma. Siden planleggere allerede har relasjoner med DJ-er, cateringfirmaer og andre relevante leverandører, kan de enkelt sikre seg ekstrautstyr som kan sette feiringen din over toppen.

"En enkel måte å hjelpe folk til å koble seg på er å ha en kleskode," sier Reitsma. "Det vil hjelpe alle til å føle at de faktisk deltar på en fest." Til nyttår er det mange morsomme temaer å prøve. Du kan gå for klassisk svart-hvitt, disco, glitter, eller til og med ha en pysjamasfest. Enda flere nisjetemaer – basert på TV-karakterer, ordspill eller kjendiser – er også alltid velkomne. Hvis du vil øke innsatsen, foreslår Carrillo å gi en premie til de best kledde: For eksempel et gavekort til en lokal liten bedrift.

Selv om folk ikke deltar på fester personlig i år, er nyttårsaften fortsatt en travel natt, så du vil sende invitasjonene dine tidlig, omtrent tre uker til en måned i forveien. En gang etter Thanksgiving, men før midten av desember, er sweet spot, sier Reitsma.

Når det gjelder hvor mange personer du skal invitere, avhenger det av hva slags aktivitet du planlegger. Hvis du skal på en generell dansefest eller spiller et publikumsvennlig spill som bingo, eller hvis du ansetter en underholder, jo mer jo bedre. Hvis du spiller et lagbasert spill som trivia, eller en mer intim aktivitet som tarotlesninger, anbefaler Carrillo å invitere opptil 20 personer. Alt avhenger av hva slags stemning du vil at kvelden skal ha.

Når du har sendt invitasjonene dine, sørg for at du får svar tidlig hvis du skal på en mindre soirée (halvannen uke før kl. fest eller så), eller senere er greit hvis du er vert for en stor fest der antall personer som stiller inn vil ha mindre effekt på din planlegger. Sørg deretter for å sende en påminnelse dagen med den riktige lenken for å stille inn.

RELATERT: 10 morsomme ting for par å gjøre hjemme når det er for kaldt til å forlate

Når du beskriver tidspunktet for festen i invitasjonene dine, vær spesifikk. "Sett forventningene rett foran at det er et starttidspunkt," sier Carrillo. Spesielt når du har planlagt en aktivitet, vil du ikke at folk skal bli med i Zoom for sent. Å legge til en sluttid er også en god idé - for en virtuell feiring anbefaler Carrillo å sikte på halvannen time.

Hvorvidt du planlegger at festen skal føre frem til en faktisk nedtelling av nyttår er opp til deg og hva du tror gjestene dine vil ha mest glede av. Hvis du arrangerer festen tidligere enn når klokken slår tolv, kan du likevel avslutte kvelden med en skål for det nye året.

Ingen trenger å gjøre alt - det er derfor det er en god idé å ta en venn eller to til å hjelpe deg med å gjennomføre den virtuelle festen, ifølge Reitsma. Viktigst av alt, du må finne en vert og en produsent. Verten bør være noen utadvendte, som vet hvordan de skal holde festen i gang i en folkemengde - de vil være den som leder alle gjennom din utpekte aktivitet, tilrettelegge for gruppesamtaler, og sørge for at alle føler seg inkludert, spesielt de introverte som kanskje ikke tar kontakt ofte på deres egen. Produsenten er personen som håndterer all teknologisk feilsøking, break-out rom og festtempo. Hvis du planlegger festen, kan du velge å ta på deg begge rollene - bare sørg for at du har en annen person til å støtte deg i den andre stillingen.

RELATERT: Hjernen din er kablet til å hate resolusjoner - her er hva du skal gjøre i stedet

En annen viktig måte at virtuelle fester skiller seg fra personlige? En enkel teknologisk feil kan stenge det hele på et øyeblikk. Derfor anbefaler både Reitsma og Carrillo å ha generalprøve på forhånd. Uken for festen eller så, sett av 30 minutter til en time med verten, produsenten og kanskje en frivillig til for å sikre at du har kontroll på å sette opp Zoom med et venterom, bruk av utbruddsgrupper og andre mer tekniske aspekter ved festen (hvis det er noe du er usikker på, ikke viker unna en god YouTube opplæringen). Deretter, en time før festen, må du sørge for at WiFi-en din er innstilt og at alt er i posisjon for å gå problemfritt. Derfra er det bare å sørge for at alle har det gøy, og det nye året vil allerede ha en flott start.

Fotografier av Kat Slootsky, assistert av Ricky Jackson. Modell: Lee Armoogam for Casting av Margeaux. Styling av Samantha Sutton. Hår og sminke av Yui Ishibashi. Skjønnhetsregi av Kayla Greaves. Produksjon av Kelly Chiello.