Een virtueel oudejaarsfeest plannen?

Hoewel we allemaal staan ​​te popelen om 2020 definitief vaarwel te zeggen, zal oudejaarsavond dit jaar er nog steeds heel anders uitzien dan jaren daarvoor. Grote dansfeesten, bar bashes en andere grote bijeenkomsten zijn misschien in de nabije toekomst van tafel, maar - geloof het of niet - het is absoluut mogelijk om een ​​virtueel feest te geven dat net zo leuk en gedenkwaardig is als elk ander IRL feest.

Vergeet wat je denken je kent de ongemakkelijke Zoom-happy hours - met de juiste planning kan een virtueel oudejaarsfeestje overtref je verwachtingen en help jou en je vrienden om 2021 net zo dichtbij en verbonden te voelen als ooit. We wendden ons tot de experts (die in het tijdperk van COVID nu tal van digitale feesten op hun naam hebben), om hun beste advies te krijgen voor het organiseren van een online viering om het nieuwe jaar in te luiden.

De belangrijkste factor die een virtuele bijeenkomst onderscheidt van een IRL-bijeenkomst: "Je kunt de cocktailparty niet recreëren", zegt Laura Reitsma, eigenaar van evenementenplanningsbedrijf

Het nieuwe jaar is ook een geweldige kans om na te denken en een gemeenschapsgevoel te bevorderen - daarom Jessica Carrillo, oprichter van het in LA gevestigde partijplanningsbedrijf Kunst & Ziel-evenementen, beveelt aan gasten te vragen bereid te zijn om een ​​resolutie te delen, iets dat ze in 2020 hebben geleerd, of hun hoop op 2021 als een manier om de nacht af te sluiten. "Nadat iedereen kwetsbaar is voor elkaar, voelen ze zich meer verbonden", zegt ze. "Ik denk echt dat dat een geweldige manier is om een ​​nieuw jaar te beginnen." Zorg ervoor dat u uw gasten een seintje geeft, hetzij in uw uitnodigingen of aan het begin van het feest, wat u hen zult vragen om te delen, zodat niemand ter plaatse komt.

Met een groter budget kun je gasten van tevoren goodiebags met kronen en lawaaimakers sturen, stuur een maaltijd, dessert of een fles champagne voor iedereen, of iemand inhuren om les te geven (mixologie, misschien?). Als je minder planningsstress wilt, kan het inhuren van een productieteam of feestplanner het virtuele feest nog specialer en verzorgder maken, zegt Reitsma. Omdat planners al relaties hebben met dj's, cateringbedrijven en andere relevante leveranciers, kunnen ze gemakkelijk alle extra's beveiligen die uw feest over de top kunnen maken.

"Een gemakkelijke manier om mensen te helpen contact te maken, is door een dresscode te hanteren", zegt Reitsma. "Het zal iedereen het gevoel geven dat ze echt naar een feest gaan." Voor oud en nieuw zijn er tal van leuke thema's om te proberen. Je kunt gaan voor klassiek zwart-wit, disco, glitter of zelfs een pyjamafeestje. Nog meer nichethema's - gebaseerd op tv-personages, woordspelingen of beroemdheden - zijn ook altijd welkom. Als je de inzet wilt verhogen, stelt Carrillo voor om een ​​prijs te geven aan de best geklede: bijvoorbeeld een cadeaubon voor een lokaal klein bedrijf.

Zelfs als mensen dit jaar geen persoonlijke feesten bijwonen, blijft oudejaarsavond een drukke nacht, dus u wilt uw uitnodigingen vroeg verzenden, ongeveer drie weken tot een maand van tevoren. Ergens na Thanksgiving, maar voor half december is de sweet spot, zegt Reitsma.

Hoeveel mensen je moet uitnodigen, hangt af van wat voor soort activiteit je van plan bent. Als je voor een algemeen dansfeest gaat of een publieksvriendelijk spel zoals bingo speelt, of als je een entertainer inhuurt, hoe meer hoe beter. Als je een teamspel doet, zoals trivia, of een meer intieme activiteit zoals tarot-lezingen, raadt Carrillo aan om maximaal 20 personen uit te nodigen. Het hangt allemaal af van wat voor soort sfeer je de nacht wilt hebben.

Zodra u uw uitnodigingen hebt verzonden, moet u ervoor zorgen dat u uw RSVP's vroeg ontvangt als u voor een kleinere soirée gaat (anderhalve week voor de feest of zo), of later is prima als je een grote bash organiseert waarbij het aantal mensen dat afstemt minder invloed zal hebben op je planning. Stuur dan de dag van de dag een herinnering met de juiste link om af te stemmen.

GERELATEERD: 10 leuke dingen voor koppels om thuis te doen als het te koud is om te vertrekken

Wees specifiek wanneer u de tijd van uw feest in uw uitnodigingen vermeldt. "Stel van tevoren de verwachting in dat er een starttijd is", zegt Carrillo. Zeker als je een activiteit gepland hebt staan, wil je niet dat mensen te laat lid worden van Zoom. Het toevoegen van een eindtijd is ook een goed idee - voor een virtueel feest raadt Carrillo aan om anderhalf uur te streven.

Of u uw feest al dan niet plant om tot een echt nieuwjaarsaftellen te leiden, is aan u en aan wat u denkt dat uw gasten het leukst zouden vinden. Als je je feest echter eerder organiseert dan wanneer de klok twaalf uur slaat, kun je de avond nog steeds afsluiten met een toast op het nieuwe jaar.

Niemand hoeft het allemaal te doen - daarom is het een goed idee om een ​​paar vrienden in te schakelen om je te helpen je virtuele feest te organiseren, volgens Reitsma. Het belangrijkste is dat je een host en een producer moet vinden. De gastheer moet iemand zijn die extravert is, die weet hoe hij het feest in een menigte gaande moet houden - zij zullen degene zijn die iedereen door je aangewezen activiteit, het faciliteren van groepsgesprekken en ervoor zorgen dat iedereen zich betrokken voelt, vooral de introverte mensen die misschien niet vaak over hun hoofd praten eigen. De producer is de persoon die technische probleemoplossing, break-out rooms en party-pacing afhandelt. Als je het feest plant, kun je ervoor kiezen om beide rollen op zich te nemen - zorg er gewoon voor dat je een andere persoon hebt om je in de andere positie te ondersteunen.

GERELATEERD: Je hersenen zijn bedraad om resoluties te haten - dit is wat je in plaats daarvan moet doen

Een andere belangrijke manier waarop virtuele feesten verschillen van persoonlijke feesten? Een eenvoudig technologisch probleem kan het allemaal in een oogwenk uitschakelen. Daarom raden zowel Reitsma als Carrillo aan om vooraf een generale repetitie te houden. De week van het feest of zo, reserveer 30 minuten tot een uur met de gastheer, producer en misschien nog een vrijwilliger om ervoor te zorgen dat je grip hebt op het opzetten van je Zoom met een wachtkamer, het gebruik van break-out groepen en alle andere meer technische aspecten van het feest (als er iets is waar je niet zeker van bent, schroom dan niet voor een goede YouTube zelfstudie). Zorg er dan een uur voor het feest voor dat je wifi is ingesteld en dat alles soepel verloopt. Vanaf daar hoef je alleen maar te zorgen dat iedereen plezier heeft, en het nieuwe jaar zal al goed beginnen.

Foto's door Kat Slootsky, bijgestaan ​​door Ricky Jackson. Model: Lee Armoogam voor Casting door Margeaux. Styling door Samantha Sutton. Haar en make-up door Yui Ishibashi. Schoonheidsrichting door Kayla Greaves. Productie door Kelly Chiello.