Jak zaplanować wirtualną imprezę sylwestrową

Chociaż wszyscy jesteśmy chętni do ostatecznego pożegnania 2020 roku, tegoroczny Sylwester nadal będzie wyglądał zupełnie inaczej niż lata wcześniej. Wielkie imprezy taneczne, imprezy w barach i inne duże spotkania mogą być poza stołem w dającej się przewidzieć przyszłości, ale — wierz lub nie — absolutnie możliwe jest zorganizowanie wirtualnej uroczystości, która jest tak samo zabawna i niezapomniana jak każda inna Festyn IRL.

Zapomnij o czym myśleć wiesz o niezręcznych happy hours Zoom — przy odpowiednim zaplanowaniu wirtualna impreza sylwestrowa może przekraczaj Twoje oczekiwania i pomóż Tobie i Twoim znajomym na początku 2021 r. czuć się tak blisko i związani, jak zawsze. Zwróciliśmy się do ekspertów (którzy w dobie COVID mają teraz za sobą mnóstwo imprez cyfrowych), aby uzyskać najlepszą radę dotyczącą organizacji obchodów online, które zabrzmią w nowym roku.

Główny czynnik, który odróżnia wirtualne spotkanie od spotkania IRL: „Nie możesz odtworzyć przyjęcia koktajlowego”, mówi Laura Reitsma, właścicielka firmy zajmującej się planowaniem imprez.

Nowy Rok to także świetna okazja do refleksji i budowania poczucia wspólnoty — dlatego Jessica Carrillo, założycielka firmy zajmującej się planowaniem imprez z siedzibą w Los Angeles Wydarzenia związane ze sztuką i duszą, zaleca poproszenie gości o przygotowanie się do podzielenia się postanowieniem, czymś, czego nauczyli się w 2020 r., lub ich nadzieją na 2021 r. jako sposób na zakończenie nocy. „Kiedy wszyscy są ze sobą bezbronni, czują się bardziej związani” – mówi. „Naprawdę uważam, że to świetny sposób na rozpoczęcie nowego roku”. Tylko pamiętaj, aby dać gościom głowę do góry, albo w Twoje zaproszenia lub na początku imprezy, o czym poprosisz ich, aby się podzielili, aby nikt nie został postawiony na miejscu.

Przy większym budżecie możesz wysłać gościom torby z upominkami z koronami i tłumikami hałasu z wyprzedzeniem, wyślij posiłek, deser lub butelkę szampana dla wszystkich lub zatrudnić kogoś do prowadzenia zajęć (miksologia, być może?). Jeśli chcesz mniej stresu związanego z planowaniem, zatrudnienie zespołu produkcyjnego lub organizatora imprez może sprawić, że wirtualna uroczystość będzie jeszcze bardziej wyjątkowa i dopracowana, mówi Reitsma. Ponieważ planiści mają już relacje z DJ-ami, firmami cateringowymi i innymi odpowiednimi dostawcami, mogą z łatwością zabezpieczyć wszelkie dodatki, które mogą sprawić, że Twoja uroczystość będzie nadrzędna.

„Jednym z łatwych sposobów pomagania ludziom w nawiązywaniu kontaktów jest przestrzeganie zasad ubioru” — mówi Reitsma. „Pomoże to każdemu poczuć się, jakby rzeczywiście brał udział w imprezie”. Na Nowy Rok jest mnóstwo zabawnych motywów do wypróbowania. Możesz wybrać klasyczną czerń i biel, dyskotekę, brokat, a nawet piżamową imprezę. Nawet bardziej niszowe tematy — oparte na postaciach telewizyjnych, kalamburach lub celebrytach — są zawsze mile widziane. Jeśli chcesz podnieść stawkę, Carrillo sugeruje wręczenie nagrody najlepiej ubranym: na przykład kartę podarunkową dla lokalnej małej firmy.

Nawet jeśli ludzie nie biorą udziału w imprezach osobistych w tym roku, wieczór sylwestrowy pozostaje pracowity, więc warto wysłać swoje zaproszenia wcześniej, z około trzytygodniowym lub miesięcznym wyprzedzeniem. Jakiś czas po Święcie Dziękczynienia, ale przed połową grudnia jest to idealne miejsce, mówi Reitsma.

Jeśli chodzi o liczbę zaproszonych osób, zależy to od rodzaju aktywności, którą planujesz. Jeśli wybierasz się na ogólną imprezę taneczną lub grasz w przyjazną dla tłumu grę, taką jak bingo, lub jeśli zatrudniasz artystę, im więcej, tym weselej. Jeśli robisz grę zespołową, taką jak ciekawostki, lub bardziej intymne zajęcie, takie jak czytanie tarota, Carrillo zaleca zaproszenie do 20 osób. Wszystko zależy od tego, jaki klimat chcesz mieć w nocy.

Po wysłaniu zaproszeń upewnij się, że otrzymasz RSVP wcześnie, jeśli wybierasz się na mniejszy wieczór (półtora tygodnia przed impreza lub coś w tym stylu) lub później jest w porządku, jeśli organizujesz dużą imprezę, w której liczba osób dostrajających będzie miała mniejszy wpływ na twoje planowanie. Następnie wyślij przypomnienie dnia z odpowiednim linkiem do dostrojenia.

POWIĄZANE: 10 zabawnych rzeczy, które pary mogą robić w domu, gdy jest za zimno, aby wyjść

Określając godzinę przyjęcia w zaproszeniach, bądź konkretny. „Z góry ustal oczekiwanie, że nadejdzie czas rozpoczęcia” — mówi Carrillo. Zwłaszcza, gdy masz zaplanowaną aktywność, nie chcesz, aby ludzie dołączali do Zoom za późno. Dobrym pomysłem jest również dodanie czasu zakończenia — w przypadku wirtualnej uroczystości Carrillo zaleca celowanie przez półtorej godziny.

To, czy planujesz przyjęcie, które ma prowadzić do rzeczywistego odliczania do Nowego Roku, zależy od Ciebie i od Ciebie, co Twoim zdaniem najbardziej spodoba się Twoim gościom. Jeśli jednak zorganizujesz imprezę wcześniej, niż zegar wybije dwunasta, nadal możesz zakończyć wieczór toastem za nowy rok.

Nikt nie musi robić tego wszystkiego — dlatego według Reitsmy dobrym pomysłem jest przyciągnięcie znajomego lub dwojga do pomocy w zorganizowaniu wirtualnej imprezy. Co najważniejsze, musisz znaleźć gospodarza i producenta. Gospodarz powinien być osobą towarzyską, która wie, jak utrzymać imprezę w tłumie — to on poprowadzi wszystkich przez wyznaczonego aktywność, ułatwianie rozmów grupowych i upewnianie się, że wszyscy czują się uwzględnieni, zwłaszcza introwertycy, którzy mogą nie często powtarzać własny. Producent to osoba, która zajmuje się rozwiązywaniem problemów technicznych, pokojami typu break-out i tempem imprez. Jeśli planujesz przyjęcie, możesz przyjąć dowolną rolę — po prostu upewnij się, że masz inną osobę, która będzie Cię wspierać na innym stanowisku.

POWIĄZANE: Twój mózg jest podłączony do postanowień dotyczących nienawiści — oto, co należy zrobić zamiast tego

Kolejny ważny sposób, w jaki imprezy wirtualne różnią się od tych, które odbywają się osobiście? Prosty technologiczny snafu może to wszystko wyłączyć w jednej chwili. Dlatego zarówno Reitsma, jak i Carrillo zalecają wcześniejsze przeprowadzenie próby generalnej. Mniej więcej w tygodniu imprezy poświęć od 30 minut do godziny z gospodarzem, producentem i być może jeszcze jednym wolontariuszem, aby upewnić się, że poradzisz sobie z konfiguracją swojego Zooma z poczekalnia, korzystanie z grup break-out i inne bardziej techniczne aspekty imprezy (jeśli jest coś, czego nie masz pewności, nie unikaj dobrego YouTube'a instruktaż). Następnie, na godzinę przed imprezą, upewnij się, że masz ustawione WiFi i wszystko jest w porządku. Stamtąd wszystko, co musisz zrobić, to upewnić się, że wszyscy dobrze się bawią, a nowy rok będzie już wspaniałym początkiem.

Fotografie: Kat Slootsky, w asyście Ricky'ego Jacksona. Model: Lee Armoogam do castingu przez Margeaux. Stylizacja Samanthy Sutton. Fryzury i makijaż autorstwa Yui Ishibashi. Kierunek urody autorstwa Kayli Greaves. Produkcja Kelly Chiello.