Hur man planerar en virtuell nyårsfest

Även om vi alla är angelägna om att ta ett sista farväl till 2020, kommer nyårsafton i år fortfarande att se mycket annorlunda ut från åren tidigare. Stora dansfester, barfester och andra stora sammankomster kan komma att stå utanför bordet under överskådlig framtid, men - tro det eller ej – det är absolut möjligt att arrangera ett virtuellt firande som är lika roligt och minnesvärt som något annat IRL fest.

Glöm vad du tror du vet om obekväma Zoom happy hours – med rätt planering kan en virtuell nyårsfest överträffa dina förväntningar och hjälpa dig och dina vänner kick-off 2021 att känna sig lika nära och sammankopplade som någonsin. Vi vände oss till experterna (som i en tid av covid nu har massor av digitala fester under sitt bälte) för att få deras bästa råd för att vara värd för ett onlinefirande som ska ringa in det nya året.

Den viktigaste faktorn som skiljer en virtuell sammankomst från en IRL: "Du kan inte återskapa cocktailpartyt", säger Laura Reitsma, ägare till evenemangsplaneringsföretaget

Det nya året är också ett utmärkt tillfälle att reflektera och främja en känsla av gemenskap - det är därför Jessica Carrillo, grundare av det LA-baserade festplaneringsföretaget Art & Soul Events, rekommenderar att du ber gästerna att vara beredda att dela en resolution, något de lärde sig 2020, eller deras förhoppning om 2021 som ett sätt att avsluta natten. "Efter att alla är sårbara med varandra känner de sig mer sammankopplade", säger hon. "Jag tycker verkligen att det är ett bra sätt att börja ett nytt år på." Se bara till att ge dina gäster en höjdare, antingen in dina inbjudningar eller i början av festen, vad du kommer att be dem att dela så att ingen hamnar på plats.

Med en större budget kan du skicka goodiebags till gästerna med kronor och ljuddämpare i förväg, skicka en måltid, efterrätt eller en flaska champagne till alla, eller anlita någon för att undervisa en klass (mixologi, kanske?). Om du vill ha mindre planeringsstress kan anlita ett produktionsteam eller festplanerare göra att det virtuella firandet känns ännu mer speciellt och polerat, säger Reitsma. Eftersom planerare redan har relationer med DJ: s, cateringföretag och andra relevanta leverantörer, kan de enkelt säkra alla extrafunktioner som kan sätta ditt firande över toppen.

"Ett enkelt sätt att hjälpa människor att ansluta är att ha en klädkod", säger Reitsma. "Det kommer att hjälpa alla att känna att de faktiskt deltar på en fest." Till nyår finns det många roliga teman att prova. Du kan välja klassiskt svart och vitt, disco, glitter eller till och med ha en pyjamasfest. Ännu fler nischade teman – baserade på TV-karaktärer, ordvitsar eller kändisar – är också alltid välkomna. Om du vill öka insatserna föreslår Carrillo att ge ett pris till de bäst klädda: Till exempel ett presentkort till ett lokalt litet företag.

Även om folk inte deltar i personliga fester i år, är nyårsafton fortfarande en hektisk natt, så du vill skicka dina inbjudningar tidigt, ungefär tre veckor till en månad i förväg. Någon gång efter Thanksgiving men före mitten av december är sweet spot, säger Reitsma.

När det gäller hur många personer som ska bjudas in beror det på vilken typ av aktivitet du planerar. Om du går på en allmän dansfest eller spelar ett publikvänligt spel som bingo, eller om du anlitar en underhållare, desto mer desto roligare. Om du gör ett lagbaserat spel som trivia, eller en mer intim aktivitet som tarotläsningar, rekommenderar Carrillo att du bjuder in upp till 20 personer. Allt beror på vilken typ av stämning du vill att kvällen ska ha.

När du har skickat dina inbjudningar, se till att du får in dina OSA tidigt om du ska på en mindre soiré (en och en halv vecka före kl. fest eller så), eller senare är bra om du är värd för en stor fest där antalet personer som ställer in kommer att ha mindre effekt på din planera. Se sedan till att skicka en påminnelse dagen med rätt länk för att ställa in.

RELATERAT: 10 roliga saker för par att göra hemma när det är för kallt att lämna

När du beskriver tidpunkten för din fest i dina inbjudningar, var specifik. "Sätt upp förväntningarna direkt att det finns en starttid", säger Carrillo. Speciellt när du har en aktivitet planerad, vill du inte att folk går med i Zoom för sent. Att lägga till en sluttid är också en bra idé - för ett virtuellt firande rekommenderar Carrillo att sikta på en och en halv timme.

Huruvida du planerar att din fest ska leda fram till en verklig nyårsnedräkning eller inte är upp till dig och vad du tror att dina gäster skulle uppskatta mest. Om du arrangerar din fest tidigare än när klockan slår tolv kan du ändå avsluta kvällen med en skål för det nya året.

Ingen behöver göra allt - det är därför det är en bra idé att ta med en vän eller två för att hjälpa dig att genomföra din virtuella fest, enligt Reitsma. Viktigast av allt, du måste hitta en värd och en producent. Värden bör vara någon utåtriktad, som vet hur man håller igång festen i en folkmassa – de kommer att vara den som leder alla genom din utsedda aktivitet, underlätta gruppkonversationer och se till att alla känner sig inkluderade, särskilt de introverta som kanske inte hör av sig ofta på sina egen. Producenten är den person som hanterar all teknisk felsökning, break-out-rum och partytempo. Om du planerar festen kan du välja att ta på dig endera rollen - se bara till att du har en annan person att stödja dig i den andra positionen.

RELATERAT: Din hjärna är kopplad till hatupplösningar - här är vad du ska göra istället

Ett annat viktigt sätt att virtuella fester skiljer sig från personliga? Ett enkelt tekniskt fynd kan stänga av det hela på ett ögonblick. Det är därför både Reitsma och Carrillo rekommenderar att ha en generalrepetition i förväg. Veckan för festen eller så, avsätt 30 minuter till en timme med värden, producenten och kanske ytterligare en volontär för att se till att du har koll på att ställa in din Zoom med ett väntrum, med hjälp av break-out-grupper och alla andra mer tekniska aspekter av festen (om det är något du är osäker på, skygga inte för ett bra YouTube handledning). Sedan, en timme innan festen, se till att ditt WiFi är inställt och att allt är i läge för att gå smidigt. Därifrån behöver du bara se till att alla har kul, och det nya året kommer redan att få en bra start.

Fotografier av Kat Slootsky, assisterad av Ricky Jackson. Modell: Lee Armoogam för Casting av Margeaux. Styling av Samantha Sutton. Hår och smink av Yui Ishibashi. Skönhetsregi av Kayla Greaves. Produktion av Kelly Chiello.