Comment planifier une fête virtuelle du Nouvel An

Alors que nous sommes tous impatients de dire au revoir à 2020, le réveillon du Nouvel An cette année sera encore très différent des années précédentes. Les grandes soirées dansantes, les fêtes de bar et d'autres grands rassemblements peuvent être hors de la table dans un avenir prévisible, mais - croyez-le ou non, il est tout à fait possible d'organiser une célébration virtuelle aussi amusante et mémorable que n'importe quelle autre. Fête de l'IRL.

Oubliez ce que vous pense vous connaissez les happy hours Zoom maladroits - avec une bonne planification, une fête virtuelle du Nouvel An peut dépasser vos attentes et vous aider, vous et vos amis, à démarrer 2021 en vous sentant aussi proches et connectés que déjà. Nous nous sommes tournés vers les experts (qui, à l'ère de COVID ont maintenant de nombreuses fêtes numériques à leur actif), pour obtenir leurs meilleurs conseils pour organiser une célébration en ligne pour célébrer la nouvelle année.

Le principal facteur qui distingue une réunion virtuelle d'une réunion IRL: « Vous ne pouvez pas recréer le cocktail », déclare Laura Reitsma, propriétaire de la société de planification d'événements.

Le Nouvel An est également une excellente occasion de réfléchir et de favoriser un sentiment de communauté - c'est pourquoi Jessica Carrillo, fondatrice de la société de planification de fêtes basée à Los Angeles Événements Art & Soul, recommande de demander aux invités d'être prêts à partager une résolution, quelque chose qu'ils ont appris en 2020, ou leur espoir pour 2021 comme moyen de clôturer la soirée. « Une fois que tout le monde est vulnérable les uns avec les autres, ils se sentent plus connectés », dit-elle. "Je pense vraiment que c'est une excellente façon de commencer une nouvelle année." Assurez-vous simplement de prévenir vos invités, que ce soit dans vos invitations ou au début de la fête, ce que vous leur demanderez de partager pour que personne ne soit mis dans l'embarras.

Avec un budget plus important, vous pouvez envoyer à l'avance des sacs cadeaux avec des couronnes et des bruiteurs, envoyer un repas, dessert, ou une bouteille de champagne à tout le monde, ou embaucher quelqu'un pour donner un cours (mixologie, peut-être?). Si vous voulez moins de stress lors de la planification, l'embauche d'une équipe de production ou d'un organisateur de fêtes peut rendre la célébration virtuelle encore plus spéciale et raffinée, explique Reitsma. Étant donné que les planificateurs ont déjà des relations avec des DJ, des entreprises de restauration et d'autres fournisseurs pertinents, ils peuvent facilement sécuriser tous les extras qui peuvent mettre votre célébration au-dessus.

« Un moyen simple d'aider les gens à se connecter est d'avoir un code vestimentaire », explique Reitsma. "Cela aidera tout le monde à avoir l'impression d'assister à une fête." Pour le Nouvel An, il y a beaucoup de thèmes amusants à essayer. Vous pouvez opter pour le noir et blanc classique, le disco, les paillettes ou même une soirée pyjama. Encore plus de thèmes de niche – basés sur des personnages de télévision, des jeux de mots ou des célébrités – sont toujours les bienvenus. Si vous voulez faire monter les enchères, Carrillo suggère de donner un prix au mieux habillé: par exemple, une carte-cadeau à une petite entreprise locale.

Même si les gens n'assistent pas à des fêtes en personne cette année, le réveillon du Nouvel An reste une nuit chargée, vous voudrez donc envoyer vos invitations tôt, environ trois semaines à un mois à l'avance. Quelque temps après Thanksgiving mais avant la mi-décembre, c'est l'endroit idéal, dit Reitsma.

Quant au nombre de personnes à inviter, cela dépend du type d'activité que vous prévoyez. Si vous allez à une soirée dansante générale ou jouez à un jeu convivial comme le bingo, ou si vous embauchez un artiste, plus on est de fous. Si vous faites un jeu en équipe comme un jeu-questionnaire, ou une activité plus intime comme des lectures de tarot, Carrillo recommande d'inviter jusqu'à 20 personnes. Tout dépend du genre d'ambiance que vous voulez avoir la nuit.

Une fois que vous avez envoyé vos invitations, assurez-vous de recevoir vos RSVP tôt si vous partez pour une petite soirée (une semaine et demie avant le fête ou plus), ou plus tard, c'est bien si vous organisez une grande fête où le nombre de personnes à l'écoute aura moins d'effet sur votre Planification. Ensuite, assurez-vous d'envoyer un rappel le jour même avec le lien approprié pour vous connecter.

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Lorsque vous détaillez l'heure de votre fête dans vos invitations, soyez précis. "Définir l'attente dès le départ qu'il y a une heure de début", dit Carrillo. Surtout lorsque vous avez une activité prévue, vous ne voulez pas que les gens rejoignent le Zoom trop tard. Ajouter une heure de fin est également une bonne idée - pour une célébration virtuelle, Carrillo recommande de viser une heure et demie.

Que vous prévoyiez ou non que votre fête mène au compte à rebours du Nouvel An dépend de vous et de ce que vous pensez que vos invités apprécieront le plus. Si vous organisez votre fête plus tôt que midi, vous pouvez toujours terminer la soirée par un toast à la nouvelle année.

Personne n'a à tout faire - c'est pourquoi c'est une bonne idée d'engager un ami ou deux pour vous aider à organiser votre fête virtuelle, selon Reitsma. Plus important encore, vous devrez trouver un hôte et un producteur. L'hôte doit être quelqu'un d'extraverti, qui sait comment faire durer la fête dans une foule - ce sera lui qui dirigera tout le monde à travers votre activité, en facilitant les conversations de groupe et en veillant à ce que tout le monde se sente inclus, en particulier les introvertis qui pourraient ne pas parler souvent de leur posséder. Le producteur est la personne qui s'occupe de tout dépannage technologique, des salles de sous-commission et du rythme de la fête. Si vous planifiez la fête, vous pouvez choisir d'assumer l'un ou l'autre rôle - assurez-vous simplement d'avoir une autre personne pour vous soutenir dans l'autre poste.

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Une autre différence majeure entre les fêtes virtuelles et les fêtes en personne? Un simple snafu technologique peut tout arrêter en un instant. C'est pourquoi Reitsma et Carrillo recommandent d'avoir une répétition générale à l'avance. La semaine de la fête environ, réservez 30 minutes à une heure avec l'hôte, le producteur et peut-être un autre bénévole pour vous assurer que vous maîtrisez la configuration de votre Zoom avec une salle d'attente, en utilisant des groupes de discussion et tout autre aspect plus technique de la fête (s'il y a quelque chose dont vous n'êtes pas sûr, n'hésitez pas à utiliser un bon YouTube Didacticiel). Ensuite, une heure avant la fête, assurez-vous que votre WiFi est configuré et que tout est en place pour se dérouler sans encombre. À partir de là, tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que tout le monde s'amuse, et la nouvelle année sera déjà bien lancée.

Photographies de Kat Slootsky, assistée de Ricky Jackson. Modèle: Lee Armoogam pour Casting by Margeaux. Stylisme par Samantha Sutton. Coiffure et maquillage par Yui Ishibashi. Mise en beauté par Kayla Greaves. Production par Kelly Chiello.